Flexmanager - Manager Finance/ Manager HR (people en proces manager)

Manager Finance/ Manager HR (people en proces manager)

Werkervaring interimmanager

Interim opdrachten:

Pantar Amsterdam (Maart 09- heden)
Pantar richt zich – via diverse werksoorten, aangepaste werkomstandigheden en/of ontwikkelings-, stimulerings- en begeleidingstrajecten – op het realiseren van een zo klein mogelijke afstand tot de reguliere arbeidsmarkt voor speciale categorieën werknemers en medewerkers. Mensontwikkeling is daarmee het centrale thema binnen Pantar Amsterdam. Pantar kent zowel SW- en WIW werknemers en ID-ers als doelgroep, evenals een variëteit aan trajectgangers. Pantar kent verder een onderscheid naar de positie die werknemers op de werkladder innemen. De twee uiterste posities op deze ladder worden aangeduid met de termen ‘binnen’ en ‘buiten’. Binnen wil zeggen dat de werkzaamheden binnen de eigen organisatie plaatsvinden en buiten betekent dat de werknemers extern worden geplaatst bij opdrachtgevers via een detacheringconstructie, danwel onder begeleiding van Pantar werkzaam zijn bij reguliere werkgevers.

Manager Personeelsadministratie en Arbeidsvoorwaarden:
(direct) Leidinggeven, sturen, begeleiden en coachen van 16 medewerkers (MBO/ HBO niveau). Primair doel van de interim opdracht was de rust en stabiliteit terug te brengen, na een turbulente periode onder de vorige manager. Onder rust en stabiliteit werd verstaan: het bevorderen van de samenwerking en het verbeteren van kwaliteit van de producten evenals het vergroten van de betrouwbaarheid en continuïteit van de afdelingsprocessen. Dit doel was complex omdat de afdeling bestaat uit 9 stichting en 7 SW medewerkers. Na verloop van tijd ben ik ook betrokken bij het werven en aantrekken van de vaste manager voor de afdeling. Een derde doel was om de dienstverlening, informatievoorziening en rapportages richting personeelsadviseurs en management te structureren en te optimaliseren conform verwachtingen en wensen.

Taken en verantwoordelijkheden:
 Dagelijks direct leidinggeven, begeleiden, coachen, sturen van de afdelingsmedewerkers
 Verantwoordelijk voor kwaliteit, tijdigheid en betrouwbaarheid van alle besluiten, brieven en andere personeelsmutaties aangaande rechtspositionele aangelegenheden
 Ontwikkelen en opstellen van managementrapportages (verlof, ziekteverzuim, WIA aanvragen, jubilea, personeelsbezetting, formatieplaatsen, instroom, doorstroom en uitstroom)
 Bijdrage leveren aan interne audits (Sisa controle en accountantscontrole)
 Informeren en adviseren MT, afdelingshoofden, personeelsadviseurs over toepassing CAO
 Beheer, inrichting en optimalisatie Personeelsinformatiesysteem
 Verantwoordelijk voor AO/ IC waarlangs werkzaamheden worden uitgevoerd
 Ontwikkelen en opstellen rapportages om processen en procedures te bewaken, te beoordelen en te verbeteren
 Verantwoordelijk voor en trekker van verbeterprojecten: digitalisering personeelsdossiers, inrichting van en ontwikkeling functionaliteiten van PIS, registratie aan,- en afwezigheid SW medewerkers in PIS, Inhouse organisatie centraal vervoer voor SW medewerkers die niet zelfstandig voor woon-werk vervoer kunnen zorgen.
 Ontwikkelen en opstellen van afdelingsplan 2010
 Uitvoering geven aan afdelingsdoelstellingen, persoonlijke doelstelling en het uitvoeren van beoordelingsgesprekken conform beoordelingssystematiek
 Vraagbaak voor interne organisatie

Belangrijkst resultaat: rust en stabiliteit weer terug op afdeling, de medewerkers hebben meer proces en procedurele kennis. Afdeling met dienstverlenende en servicegerichte houding t.o.v. medewerkers, personeelsadviseurs en management. Goed lopende processen, deadlines werden tijdig gerealiseerd en er lopen meerdere verbeteringstrajecten/ projecten teneinde afdelingsresultaten verder te optimaliseren. Daarnaast worden maandelijks diverse maraps opgeleverd en toegelicht aan de organisatie.

Intralox LLC Europe (Maart 08- Februari 2009)
Intralox is de wereld marktleider in modulaire kunststof transportbanden. Intralox is onderdeel van de in de VS gevestigde onderneming Laitram.

Manager Finance en Support (EMEA):
(direct) Leidinggeven, coachen, begeleiden en sturen van 11 fte (MBO en HBO/ WO niveau) verdeeld over kantoren in Amsterdam en Birmingham. Eerste doel van de opdracht was de afdeling opnieuw in te richten, de samenstelling en kwaliteit van de afdeling, de tijdigheid en accuratesse van de managementsrapportages te verbeteren. Tweede doel was om de motivatie, het plezier en de teamgeest van de medewerkers terug te brengen. Het derde doel was om ervoor te zorgen dat dagelijks een toegewijde manager beschikbaar was om mee te sparren, te spiegelen of waarmee de medewerkers konden discussiëren en overleggen teneinde resultaten en voortgang te verbeteren.

Taken en verantwoordelijkheden:
 Dagelijks direct leidinggeven, begeleiden, coachen, sturen van de afdelingsmedewerkers
 Ontwikkelen en uitvoeren van de strategie en doelstellingen van de afdeling (inclusief afdelingsplan 2009 en begroting 2009)
 Ontwikkelen van structuur, processen, procedures en organisatie van de afdeling zodat de resources optimaal worden gebruikt en dat continue verbetering wordt gerealiseerd
 Planning, coördinatie, organisatie en bewaking van de afdelingstaken (general ledger, AP, AR, credit control, accruals, transitorische posten, cijferanalyse, balansanalyse, opstellen verklarende balansspecificaties, balansdossiers, financial (business) control, financiële en commerciële maraps)
 Verantwoordelijk voor volledige, tijdige en correcte maand, kwartaal en jaarafsluitingen
 Verantwoordelijk voor juiste en volledige cash flow planning
 Verantwoordelijk voor Treasury beleid
 Opbouwen, verbeteren en onderhouden van relaties binnen de organisatie en daarbuiten, zoals MT, banken, accountant, belastingadviseur en auditors
 Afstemming van de activiteiten i.s.m. de Corporate accounting afdeling
 Advisering MT t.a.v. specifieke accounting issues en projecten
 Verantwoordelijk voor en verbeteren van tijdige, juiste, accurate en betrouwbare management rapportages
 Verantwoordelijk voor en optimalisatie AO/ IC, processen en procedures
 Verantwoordelijk voor de planning en controlcyclus, evenals de planning en uitvoering van de audits
 Verantwoordelijk voor integraal personeelsmanagement zoals PIP gesprekken, mid year reviews en end year reviews
 Implementatie Oracle Business Performance Suite
 Lid MT Intralox LLC Europe, budget verantwoordelijk voor afdeling Finance en Support

Belangrijkst resultaat: heringerichte afdeling die klaar is om een nieuwe fase in te gaan met de vast aangestelde manager Finance en Support. Stabiele afdeling met gemotiveerde medewerkers. De kwaliteit van het team was verbeterd, hoogwaardigere, processen, procedures en producten. Maraps waren conform eisen MT en werden tijdig en volledig opgeleverd. Balansdossiers beter op orde, betere en volledigere cijferanalyses zowel op het gebied van de P&L als de balansposities. Sinds oktober 2008 uitvoering gegeven aan scherper credit control procedures met als doel de DSO verder terug te dringen en risico’s te minimaliseren. In december 2009 plannen opgesteld (inclusief scenarioplanning) om besparingen door te voeren met het oog op dalende omzet in 2010.

Gemeente Utrecht/ Parkeerbedrijf (Juli 2007 – December 2007)
Manager Bureau Operationele Zaken
(direct) Leidinggeven, begeleiden, aansturen en coachen van 30 fte (MBO en HBO niveau) verdeeld over de afdelingen Parkeervoorzieningen, Bezwaarschriften, Front Office PGU en Techniek en Beheer. Overall verantwoordelijk voor het personeelsbeleid en de planning, uitvoering en kwaliteit van de werkzaamheden van Bureau Operationele Zaken.

Taken en verantwoordelijkheden:
 Opzetten, uitwerken en implementeren verandertrajecten, transitie Front Office naar andere onderdelen binnen Gemeente Utrecht
 Voorbereiden digitaliseringtraject binnen Parkeerbedrijf
 Structureren en coördineren van de werkzaamheden van Bureau Operationele Zaken zodanig dat de resultaten conform de daaraan gestelde normen worden opgeleverd
 Voeren van pop- functionering- en beoordelingsgesprekken
 (vakinhoudelijk) Coachen en motiveren van medewerkers
 Voeren van overall en integraal personeelsmanagement
 Verantwoordelijk voor tijdige en volledige registratie en afhandeling van bezwaarschriften en vergunningen, waarborgen van de kwaliteit en continuïteit binnen de afdeling
 Bewaken en onderhouden van de administratieve processen en procedures (AO/ IC)
 Ontwikkelen van een toekomstvisie ten aanzien van de afdeling
 Fungeren als Budgetverantwoordelijke voor Bureau Operationele Zaken
 Opbouwen, onderhouden en uitbreiden van contacten met diverse relevante interne en externe partijen
en aanvragen in het kader van parkeerbeleid.
 Verantwoordelijk voor de werking van de AO-procedures waarlangs de verzameling, verwerking en de vastlegging van mutaties in de administratie plaatsvindt
 Lid van Management Team Parkeerbedrijf

Belangrijkst resultaat: herinrichting Front en Back Office, voorbereidingen getroffen voor digitalisering parkeervergunningen, realisatie en bestendiging verkorte afhandeltermijnen bezwaarschriften en vergunningverlening, invoering betaald parkeren in nieuwe gebieden, planning en organisatie rondom tariefswijziging 2008.

Gemeente Utrecht/ Parkeerbedrijf (December 2006 – Juni 2007)
Manager Parkeervoorzieningen
(direct) Leidinggeven aan de medewerkers Parkeervoorzieningen (vergunningverlening en bezwaarschriften), 15 fte (MBO en HBO niveau). Overall verantwoordelijk voor het personeelsbeleid en de planning, uitvoering en kwaliteit van de werkzaamheden van de afdeling parkeervoorzieningen.

Taken en verantwoordelijkheden:
 Voeren van pop- functionering- en beoordelingsgesprekken
 (vakinhoudelijk) coachen en motiveren van medewerkers parkeervoorzieningen
 Voeren van overall en integraal personeelsmanagement
 Verantwoordelijk voor tijdige en volledige registratie en afhandeling van bezwaarschriften en aanvragen in het kader van parkeerbeleid
 Verantwoordelijk voor de werking van de AO-procedures waarlangs de verzameling, verwerking en de vastlegging van mutaties in de administratie plaatsvindt
 Structureren en coördineren van de werkzaamheden van Parkeervoorzieningen zodanig dat de resultaten conform de daaraan gestelde normen worden opgeleverd
 Waarborgen van de kwaliteit en continuïteit binnen de afdeling
 Bewaken en onderhouden van de administratieve processen en procedures
 Ontwikkelen van een toekomstvisie ten aanzien van de afdeling
 Fungeren als Budgetverantwoordelijke voor Parkeervoorzieningen
 Opbouwen, onderhouden en uitbreiden van contacten met diverse relevante interne en externe partijen
 Rapporteren aan MT leden Parkeerbedrijf

Belangrijkst resultaat: Kortere afhandeltermijnen bezwaarschriften en vergunningverlening (< 2 weken), Opgeschoonde administratie (geen achterstanden), Efficiëntere inrichting afdeling (afhandeling klachten en bestuurlijke brieven en kwartaallijks verleningsproces), Professioneel debiteurenbeheer, Open en transparante sfeer, Integratie afdeling vergunningen en bezwaarschriften in afdeling parkeervoorzieningen en aanstelling 1e medewerker voor de hele afdeling parkeervoorzieningen.

Vaste aanstellingen:

Hogeschool INHolland (April 2004 – November 2006)
Manager Bedrijfsadministratie (debiteuren, crediteuren en bankadministratie)
(direct) Leidinggeven aan de medewerkers van de bedrijfsadministratie (MBO en HBO niveau) (Shared Service Centre, 20 FTE), overall verantwoordelijk voor het personeelsbeleid en de planning, uitvoering en kwaliteit van de werkzaamheden van de bedrijfsadministratie.
 Voeren van functionering- en beoordelingsgesprekken
 (vakinhoudelijk) coachen en motiveren van medewerkers bedrijfsadministratie
 Verantwoordelijk voor tijdige en volledige registratie van primaire financiële, fiscale, administratieve, treasury en cash management gegevens
 Verantwoordelijk voor de werking van de AO-procedures waarlangs de verzameling, verwerking en de vastlegging van primaire financiële mutaties in de Bedrijfsadministratie plaatsvindt
 Structureren en coördineren van de werkzaamheden van de Bedrijfsadministratie zodanig dat de resultaten conform de daaraan gestelde normen worden opgeleverd
 Waarborgen van de kwaliteit en continuïteit binnen de administratie
 Bewaken en onderhouden van de administratieve processen en procedures
 Ontwikkelen van een toekomstvisie ten aanzien van de afdeling
 Fungeren als Budgetverantwoordelijke voor de Bedrijfsadministratie
 Opstellen en bewaken van SLA’s met Scholen en Diensten
 Opbouwen, onderhouden en uitbreiden van contacten met diverse relevante interne en externe partijen
 Rechtstreeks rapporteren aan de Directeur Finance
 Lid van het Management Team Dienst Finance
 Verantwoordelijk voor en controle op juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid maraps en triaal rapportages
 Controle, bewaking en verbeteren van accruals, permannces en correctieboekingen
 Verantwoordelijk voor het terugdringen van de DSO (project professionalisering debiteurenbeheer)
 Verantwoordelijk voor de ontwikkeling van diverse managementrapportages teneinde de kwaliteit en tijdigheid van de Financiële processen te meten en te monitoren
 Projecten: implementatie SSC, Workflow: digitale verwerking inkoopfacturen, verbeteren credit management, verbeteren proces incasso collegegelden.

Belangrijkste resultaten:
 Vergroting medewerkertevredenheid
 Herinrichting Financiële administratie HS INHolland (afdelingsplan en inrichting, plaatsingsplan, scholingsplan en begeleiding medewerkers, kwartiermaker en lid van de plaatsingscommissie)
 Verbetering van de incassoprocedure collegegelden
 Verbetering debiteurenbeheer in algemeenheid (verkorting DSO)
 Structureel op orde en onder controle brengen van de crediteurenadministratie en tevens de approval flow van budgethouders (inclusief procuratie)
 Coördinatie verhuizing afdeling Finance van Diemen naar Haarlem
 Realisatie eenduidige, transparante en consistente methodiek van werken op centraal niveau
 Functieherwaardering medewerkers bedrijfsadministratie
 Herinrichting processen, resultaat: meer efficiency en effectiviteit
 Ontwikkeling managementrapportages om processen te meten (liquiditeitsprognose, DSO, doorlooptijd verwerking facturen crediteuren, analyse ouderdom facturen crediteuren
 Verbetering systematiek verwerking interne doorbelastingen
 Betrouwbare, accurate en consistente maraps en triaal rapportages

Hogeschool INHolland (Mei 2003- Maart 2004)
Manager Financiële administratie (campus Diemen)
 Verantwoordelijk voor financiële administratie van Hogeschool INHOLLAND te Diemen, zeven FTE’s
 Leiding geven aan, aansturen van en motiveren van medewerkers van de financiële administratie op de locatie Diemen
 Onderhouden van contacten met (interne) klanten in organisatie: scholen en diensten teneinde kwaliteit van dienstverlening van de Afdeling Financiële Administratie te optimaliseren
 Opstellen en opleveren maand,- en triaalrapportages aan interne klanten
 Fungeren als Vraagbaak voor organisatie n.a.v. rapportages
 Verzorgen van voortgangsbewaking van en controle op het vormen van balansdossier t.b.v. college- en kalenderjaarrekening en eindverantwoordelijk voor kwaliteit van aansluitingen, specificaties en verbandcontroles t.b.v. (maand, triaal en jaar) afsluitingen
 Onderhouden van contacten met de accountant
 Zorgdragen voor positief kritische afdelingscultuur teneinde iedere medewerker optimaal te motiveren
 Verbeteren van interne kwaliteit afdeling Financiële Administratie en de kwaliteit van dienstverlening richting interne en externe klanten
bewaken, beoordelen en verbeteren van AO/ IC

Unit Creative Management (New) Amsterdam (September 1999 – April 2003)
Manager Operations (September 2000 – April 2003)
 Aansturen van de Financiële Administratie (2 fte), afdeling Verkoop (3 fte) en Productie (7fte)
 Uitoefenen van controle op het gehele administratief proces, op de periodieke fiscale aangiftes, op aansluitingen en periodieke verbandcontroles, balansdossiers en verzorgen grootboekbeheer
 Professionaliseren van de administratieve organisatie en realiseren kwaliteitsverbetering output van financiële administratie
 Verzorgen en toelichten van periodieke rapportages ten behoeve van Directie
 Voorbereiden van de jaarafsluiting (opstellen balansdossier, specificaties, aansluitingen, verbandcontroles en verklaringen)
 Fungeren als contactpersoon voor de Accountant en consultants
 Continu analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen, opstellen en analyseren van bedrijfseconomische ratio’s
 Aannemen van nieuw personeel
 Periodiek voeren van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
 Verantwoordelijk voor het formuleren, uitdragen en uitvoeren van personeelsbeleid
 Verantwoordelijk voor en controle op salarisadministratie
 Bewerkstelligen van de effectiviteit en efficiency in de gehele organisatie
 Aanpakken van allerlei onderwerpen met betrekking tot juridische en huisvesting problematiek
 Beïnvloeden van de cultuur van de organisatie
 Fungeren als Vraagbak en Motivator voor de hele organisatie
 Financieel en procesmatig verantwoordelijk voor het kantoor in New York

Allround administrateur (September 1999 – Augustus 2000)
Verantwoordelijk voor de gehele financiële administratie.

Opleiding interimmanager

Universitair Financiele Bedrijfskunde
HBO Bedrijfseconomie
VWO
HAVO
MAVO

Consultancy interimmanagement a.i. kerncompetenties

Profiel:
Finance & Administration Manager aangevuld met uitgebreide kennis en ervaring van HR processen en affiniteit met ICT. Dynamische, flexibele, open en communicatief ingestelde peoplemanager. Situationeel en dienstbaar leider met oog voor kwaliteit, service, doelstellingen, resultaten en mens. Ervaring met het direct aansturen van financiële en administratieve afdelingen tot 30 fte. Is uitstekend in staat om rust en stabiliteit te creëren in een turbulente omgeving, zorgt ervoor dat focus en motivatie terugkeert en dat resultaten geleverd worden. Weet mensen aan zich te binden, te motiveren, de samenwerking en teamgeest te verbeteren. Ervaring in profit en non profit organisaties.

Specialisaties:
Financieel management
Business consultancy
Organisatie ontwikkeling
Verandermanagement
Procesmanagement
Peoplemanagement
Training en begeleiding

Talenkennis interimmanager

Nederlands (moedertaal)
Engels (vloeiend)

Overig

Software:
Financieel: Oracle business suite, Coda financials, Account view, Exact, IFM (AS400), Multivers
Rapportage: Hyperion performance suite (analyzer en Excel add in), Cognos, Chrystal reports
HR: Pview composer en Pview reporter
Algemeen: Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) en Novell (Groupwise)
Overige: Peoplesoft SF